Xuất hóa đơn từ máy tính tiền

Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trên Smenubook

1. Cách xuất hóa đơn điện tử trên điện thoại

a. Hình thức phát hành hóa đơn trực tiếp

Hóa đơn điện tử được phát hành và ký số ngay trong ứng dụng Smenubook, không cần sự tham gia của bộ phận kế toán.

👉 Cách cài đặt:

1. Vào mục Tài khoản → chọn Hóa đơn điện tử → chọn Cài đặt hóa đơn điện tử

2. Chọn hình thức “Trực tiếp”

3. Chọn mẫu hóa đơn và hình thức chứng thực chữ ký số

4. Có thể bật tùy chọn “Tự động xuất hóa đơn khi hoàn thành đơn” để hệ thống tự động phát hành ngay khi đơn hàng hoàn tất

Vào mục Hóa đơn điện tử, bạn sẽ thấy 2 tab:

• Chưa phát hành: gồm các đơn đã thanh toán hoặc đã có thông tin khách hàng nhưng chưa xuất hóa đơn

• Đã phát hành: gồm các hóa đơn đã được xử lý, hiển thị theo các trạng thái sau:

  • Đã phát hành: Đã phát hành nhưng chưa gửi cơ quan thuế

  • Đã gửi CQT: Đã gửi hóa đơn lên cơ quan thuế

  • Chờ CQT xác nhận: Đang chờ cơ quan thuế kiểm tra

  • Hợp lệ / Không hợp lệ: Hóa đơn được xác nhận hoặc bị từ chối

Nhập thông tin khách hàng để xuất hóa đơn

• Mặc định, đơn hàng sẽ là “Khách lẻ không lấy hóa đơn”

• Nếu khách muốn xuất hóa đơn, thực hiện như sau:

👉 Các bước:

1. Mở chi tiết đơn hàng

2. Nhấn vào Trạng thái hóa đơn điện tử

3. Bật nút “Người mua lấy hóa đơn”

4. Nhập đầy đủ thông tin:

   • Cá nhân: tên, email (nếu có)

   • Doanh nghiệp: mã số thuế, tên đơn vị, địa chỉ, số điện thoại, email

5. Nhấn Lưu

🔁 Nếu nhập sai thông tin, bạn có thể nhấn Sửa để cập nhật lại, với điều kiện hóa đơn chưa phát hành.

Cách xuất hóa đơn điện tử thủ công:

Nếu không dùng chế độ tự động, bạn có thể xuất hóa đơn thủ công theo từng đơn hoặc xuất theo lô:

👉 Các bước xuất hóa đơn điện tử theo đơn:

1. Mở chi tiết đơn hàng → vào Trạng thái hóa đơn điện tử

2. Nhấn Phát hành

3. Nhấn Gửi cơ quan thuế

4. Sau khi hóa đơn được xác nhận hợp lệ, bạn có thể nhấn Chia sẻ để gửi hóa đơn PDF cho khách hàng

👉 Các bước xuất hóa đơn điện tử hàng loạt:

1. Vào Tài khoản → Hóa đơn điện tử

2. Nhấn Phát hành / Phát hành hàng loạt

3. Nhấn Gửi cơ quan thuế / Gửi cơ quan thuế hàng loạt

b. Hình thức phát hành hóa đơn gián tiếp

Ứng dụng Smenubook chỉ tạo hóa đơn nháp, sau đó kế toán sẽ phát hành và ký số bằng phần mềm hóa đơn điện tử chuyên dụng.

👉 Cách cài đặt:

1. Vào mục Tài khoản → Cài đặt hóa đơn điện tử

2. Chọn hình thức “Gián tiếp”

3. Bật tùy chọn “Tự động tạo hóa đơn nháp khi hoàn thành đơn” nếu muốn hệ thống tự động tạo hóa đơn nháp

4. Nếu không bật, kế toán sẽ cần thống kê và tạo thủ công các hóa đơn nháp cuối ngày

🔁 Khác với hình thức trực tiếp, trong tab Chưa phát hành ở hình thức gián tiếp bạn sẽ thấy nút Tạo hóa đơn nháp là trạng thái đã tạo nhưng chưa phát hành hóa đơn.

2. Xuất hóa đơn điện tử trên máy POS

🔹 Nhập thông tin khách hàng và xuất hóa đơn điện tử

👉 Các bước nhập thông tin khách hàng trên máy POS:

1. Vào mục Đơn hàng → Mở chi tiết đơn hàng cần xuất HĐĐT

2. Nhấn vào nút Trạng thái hóa đơn điện tử

3. Bật nút “Người mua lấy hóa đơn”

4. Nhập đầy đủ thông tin:

   • Cá nhân: tên, email (nếu có)

   • Doanh nghiệp: mã số thuế, tên đơn vị, địa chỉ, số điện thoại, email

5. Nhấn Lưu

👉 Các bước xuất từng đơn trên máy POS:

1. Mở chi tiết đơn hàng → vào Trạng thái hóa đơn điện tử

2. Nhấn Phát hành

3. Nhấn Gửi cơ quan thuế

4. Sau khi hóa đơn được xác nhận hợp lệ, bạn có thể gửi hóa đơn PDF cho khách hàng.

👉 Các bước xuất hóa đơn điện tử hàng loạt:

1. Vào mục Lịch sử đơn hàng  → Chọn Chưa phát hành / Đã phát hành

2. Tích chọn nút Tất cả

3. Nhấn Phát hành HĐ / Gửi CQT

4. Theo dõi trạng thái hóa đơn từ cơ quan thuế

Mẹo sử dụng hiệu quả

• Dùng hình thức trực tiếp nếu muốn chủ động, không phụ thuộc vào bộ phận kế toán

• Nên bật chế độ tự động tạo hóa đơn nháp/phát hành để tiết kiệm thời gian

• Cuối ngày, nếu không bật tự động, kế toán cần kiểm tra và xuất hóa đơn theo quy định

Mọi thắc mắc, liên hệ:

📞 Hotline: 0817.450.480
📧 Email: contact.smenubook@gmail.com